Publicado: 4 de octubre de 2021

 

¿Alguna vez imaginaste implementar en tu empresa un sistema para reunir todos los sectores de tu organización y mejorar los procesos internos? Justamente eso es lo que hace un software Enterprice Resource Planning (ERP, por sus siglas en inglés). Se trata de un programa de gestión empresarial que se encarga de realizar múltiples tareas: desde la planificación, producción y distribución, hasta la administración de recursos humanos, nómina y contabilidad.

 

¿Qué es un software ERP?

 

ERP son las siglas en inglés de «planificación de recursos empresariales». Un software ERP es aquel que permite a las empresas controlar todos los flujos de información que se generan en cada una de sus áreas. Su principal funcionalidad es facilitar y centralizar la información correspondiente a compras, producción, inventarios, logística, finanzas, facturación, recursos humanos, nómina, marketing, servicios, proyectos y atención al cliente.

 

¿Cuál es su objetivo? Ayudar a las empresas en sus labores administrativas y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos. Lo que, a su vez, permite obtener datos en tiempo real, optimizar tareas de back office, controlar flujos de trabajo y minimizar errores.

Después de implementar un software ERP, muchas empresas observan un aumento en la agilidad. En cambio, aquellas que reportan dificultades, lo atribuyen a falta de procesos y problemas de administración.

 

¿Cómo funciona un software ERP?

 

Un software ERP integra actividades y facilita la gestión eliminando procesos manuales, también contribuye a automatizar procesos y mejorar los sistemas de control.

Estos sistemas, por lo general, están disponibles en módulos; uno para cada área de la empresa. Se pueden combinar distintas secciones según las necesidades y objetivos del negocio. Finanzas, recursos humanos, ventas y logística son algunos ejemplos de estos módulos.

 

Características de un software ERP

 

• Modular: está compuesto por varios módulos que se integran entre sí.
  Integral: la información registrada en un módulo puede compartirse y utilizarse en otro en tiempo real. De esta manera, todos los departamentos de la empresa permanecen interrelacionados.

 

• Configurable: cuenta con una lista de parámetros para poder configurar el sistema a las necesidades de la empresa.

 

• Escalable: el sistema permite incluir nuevos usuarios, sucursales, facturas, productos, documentos, etc., que se vayan generando, sin afectar el rendimiento del software.

 

• Auditable: cuenta con la opción de registrar y consultar en una bitácora los cambios realizados en el sistema y las operaciones efectuadas cada día por cada usuario.

 

• Seguro: por lo general, integra un modelo de seguridad que permite, sin importar el número de usuarios, diferenciarlos de acuerdo a los permisos de acceso y consulta en el sistema. El administrador, quien es el encargado, debe incluir respaldos automáticos de la información y mecanismos de seguridad para evitar que se modifiquen o pierdan los datos.

 

Tipos de software ERP

 

Los sistemas ERP son una herramienta muy útil para organizar la información y mejorar la eficiencia en los procesos de la organización. Sin embargo, dependiendo del tamaño de la empresa y las preferencias del cliente, el software puede ser de 3 tipos:

 

Software ERP en la nube

 

Este tipo de software ERP funciona a través de una plataforma informática alojada en la nube de un proveedor. Además, esta puede ser una nube pública o privada y el mantenimiento del sistema está a cargo del proveedor. Haz clic en el título para conocer las funcionalidades del Software ERP en la nube de HGI, uno de los software más robustos del mercado.

 

ERP On-Premise

 

Es el modelo tradicional para implementar un software en el que el cliente controla todo. El software ERP es instalado directamente en el centro de datos de la empresa. La instalación, mantenimiento y soporte técnico del software son responsabilidad del desarrollador, mientras que el hardware y la infraestructura física para la red son responsabilidad de la empresa que adquiere el software.

 

ERP híbrido

 

También conocido como ERP de dos niveles, es para empresas que quieren las propiedades de los tipos de ERP anteriores. Se le conoce como el modelo híbrido y algunas de sus aplicaciones y datos estarán en la nube y otros on-premise.

 

7 beneficios de implementar un sistema ERP en tu empresa

 

1. Mayor productividad: permite optimizar y automatizar los procesos centrales de la empresa con el fin de que todas las personas puedan hacer más con menos recursos.

 

2. Mejora en la toma de decisiones: se centraliza y unifica toda la información creando una base de datos común con información confiable. Así, es posible prever los futuros escenarios con mayor precisión y tomar decisiones más acertadas.

 

3. Informes acelerados: se agiliza la generación de informes financieros y de negocios, compartiendo los resultados fácilmente y optimizando el rendimiento en tiempo real.

 

4. Se evitan duplicidades: gracias a sus propiedades de integración y centralización, los encargados de las distintas áreas de la empresa pueden acceder a la misma información en tiempo real, evitando así la duplicación de registros.

 

5. Adaptación a necesidades específicas: a la hora de implantar o cambiar de software ERP, el desarrollador configurará la aplicación para adaptarlo a las necesidades concretas de la empresa.

 

6. Seguridad: los sistemas ERP mejoran la seguridad de la información de dos maneras. La primera, hacen que sea más difícil robar la información gracias a los distintos niveles de acceso o autorización. La segunda, centralizan toda la información con copias de seguridad generadas automáticamente para proteger los datos de posibles ataques.

 

7. Mejora la rentabilidad y las ventajas a largo plazo: mejora sustancialmente el rendimiento y los beneficios a largo plazo en la organización.

 

Para concluir

 

Los sistemas ERP son aliados estratégicos que contribuyen a que las empresas logren mayor orden, eficiencia y seguridad en sus diferentes procesos. Gracias a la coordinación y organización en módulos según las áreas o departamentos, la agilidad en los procesos de facturación, generación de nóminas, manejo de inventarios, informes y auditorias mejorarán notablemente.

 

Sus amplias ventajas y diferentes tipos de sistemas permiten que los software ERP se adapten a las necesidades particulares de cada empresa, mostrando rápidos resultados y aportando al crecimiento positivo de la compañía.