En Colombia, las exigencias normativas no solo buscan garantizar el cumplimiento tributario y laboral, también se han convertido en una oportunidad para que las empresas optimicen sus procesos y fortalezcan su operación.

Hoy, la DIAN impulsa la modernización a través de sistemas electrónicos que, si se gestionan de manera integrada, reducen la carga operativa, minimizan riesgos y facilitan la toma de decisiones.

La DIAN: mucho más que emitir facturas

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) exige que las empresas implementen procesos electrónicos clave, que si se hacen en plataformas distintas o de forma manual pueden convertirse en un reto operativo. Sin embargo, al centralizarlos, se transforman en una oportunidad de automatización:

• Emisión y recepción de factura electrónica de venta y demás documentos electrónicos como: notas débito/crédito, nómina electrónica, documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar electrónicamente y RADIAN.
• Gestión de eventos electrónicos: como acuse de recibo, aceptación o rechazo.
• Reportes periódicos de información exógena.

Dato clave: según la DIAN, más del 65 % de las sanciones en facturación electrónica provienen de errores evitables, como documentos no validados o enviados fuera de plazo.

DIAN y UGPP: información que se conecta

La información que las empresas reportan a la DIAN no se queda solo allí. Entidades como la UGPP la utilizan para realizar cruces y verificaciones, con el fin de garantizar que los aportes a seguridad social y parafiscales se estén efectuando correctamente.

A diferencia de la DIAN, la UGPP no recibe reportes periódicos de las empresas. Sin embargo, su papel es clave: va mucho más allá de revisar si se pagaron o no los aportes.

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) realiza un análisis integral que incluye:

• Comparar la nómina liquidada con los pagos efectivamente realizados.
• Validar que las deducciones cumplan con la normativa vigente.
• Revisar reportes enviados y soportes históricos de la empresa.

Cuidado: los errores u omisiones pueden generar multas que, en el caso de las pymes con operación media, pueden superar los $10 millones.

El error más común: hacerlo todo por fuera del sistema

Muchas empresas aún gestionan la contabilidad, la facturación y la nómina de manera separada —incluso en simples hojas de Excel.

El resultado: información fragmentada, alta probabilidad de error, procesos lentos y auditorías complicadas.

La solución está en unificar. Al integrar contabilidad, facturación, nómina y reportes normativos en un solo sistema, todo fluye automáticamente: se genera, se valida y se entrega sin intervención manual.

HGI: cumplimiento sin complicaciones

Con HGI Docs (facturación electrónica) y el HGI ERP Cloud, las empresas pueden convertir el cumplimiento normativo en un proceso ágil y seguro:

¿Qué puedes automatizar con HGI?

• Factura electrónica validada en tiempo real: emisión y recepción.
• Documentos electrónicos: Nómina electrónica, Notas débito/crédito, documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar electrónicamente y RADIAN.
• Reportes DIAN: generación de información exógena directamente desde el sistema.
• Liquidación de nómina: cálculo conforme a la normativa colombiana, con seguridad social, retenciones y novedades.
• Reportes UGPP: formatos de nómina, salarios y compensaciones listos para presentación.
• Trazabilidad y auditoría interna: control total sobre cada documento y proceso, con registros claros y consultables en todo momento.

Ventaja real: las empresas que migran a una solución integrada reducen hasta en 60 % el tiempo operativo destinado al cumplimiento normativo.

Cumplir no es un obstáculo, es una oportunidad

Cumplir con la DIAN y atender los requerimientos de la UGPP ya no tiene que ser una carga para tu equipo ni una distracción para la gerencia. Al contrario, puede convertirse en la oportunidad de ganar productividad y enfocarte en lo que realmente impulsa tu negocio: el crecimiento, la innovación y las ventas.

Con HGI, transformas la normativa en procesos simples, seguros y automáticos, liberando tiempo y reduciendo riesgos.

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Referencias

1. DIAN – Informe de cumplimiento Factura Electrónica, 2023.

2. UGPP – Boletín estadístico sancionatorio, 2022.

3. Panorama Consulting – ERP Report Latinoamérica, 2023.