Publicado: 18 de Febrero de 2022

 

¿Qué es la facturación electrónica?

 

La facturación electrónica es el modelo de facturación implementado por la DIAN y que hoy se encuentra reglamentado por diversas normas, entre ellas el Decreto 358 del 05 de marzo de 2020 y la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020.

 

En Colombia, este modelo de facturación es la evolución de la factura tradicional en formato papel a una versión electrónica que, para efectos legales, tiene la misma validez que el papel siempre y cuando contenga todos los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario. Una de las principales diferencias entre ambas versiones de factura radica en que la emisión de la factura electrónica se hace posible a través del uso de Softwares y/o de soluciones informáticas, las cuales te puede ofrecer HGI.

 

 

Obligatoriedad de la facturación electrónica

 

Desde 2019, la facturación electrónica es obligatoria para las empresas del país. Ésta es una obligación tributaria, cuya inobservancia acarrea consecuencias legales. Para saber si eres uno de esos sujetos obligados, puedes consultar el artículo 6 de la Resolución 000042 de 2020, donde la DIAN expone qué contribuyentes están obligados a facturar electrónicamente.

 

Ahora bien, si eres uno de esos sujetos obligados recuerda que, para dar pleno cumplimiento a la normatividad sobre facturación electrónica, ya debes estar expidiendo factura electrónica de acuerdo con los plazos que se establecieron en la Resolución 000042 de 2020 y el calendario de implementación que publicó la DIAN en su página web factura-electronica.dian.gov.co

 

Hace poco dejamos de hablar solamente de facturación electrónica. Ahora, también hablamos de nómina electrónica y de otros documentos electrónicos. Para dar pleno cumplimiento y desarrollo al artículo 616 del Estatuto Tributario, la DIAN, dando continuidad a su proyecto de desmaterialización de documentos, emitió, en 2021, la Resolución 000013 del 11 de febrero, en la cual exige la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica.

 

¿En qué consiste la nómina electrónica?

 

La nómina electrónica consiste en un documento electrónico o digital que soporta el pago que realizan los empleadores a sus empleados y, en este sentido, es que hablamos de un documento soporte de pago de nómina electrónica que es el equivalente a la tradicional nómina de los empleados. En éste va contenida diversa información, incluyendo el salario del trabajador, el neto a pagar, las deducciones y, en general, todos los demás conceptos asociados a la nómina.

 

La nómina electrónica debe ser generada ante la DIAN a través de un software que permita integrar sus módulos con la herramienta de la DIAN para unificar el procedimiento de generación y reporte como actualmente se hace con la facturación electrónica. Recuerda que en HGI encuentras estas soluciones.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

La nómina electrónica como una exigencia legal

 

Al igual que la facturación electrónica, cumplir con la nómina electrónica es una obligación legal. Este documento electrónico debe ser presentado los 10 primeros días de cada mes, según lo establece el artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021.

 

La ley establece que todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo se encontrará obligado a generar nómina electrónica, según el calendario de implementación consagrado a partir del artículo 6 de la mencionada resolución.

 

Finalmente, te recordamos que el documento soporte de pago de nómina electrónica cuenta con unos requisitos en cuanto a su contenido, necesarios para que la DIAN admita dicho documento electrónico. Tales contenidos puedes consultarlos en el artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021.

 

Sanciones legales por incumplir la normatividad sobre facturación y nómina electrónicas

 

Existen dudas recurrentes sobre ¿qué pasa si mi empresa no factura electrónicamente o no cumple con la nómina electrónica? Incumplir con cualquiera de estos dos procesos es incumplir con una exigencia legal y, por lo tanto, a continuación, te mostramos cuáles son las sanciones que ha establecido la DIAN a causa de no expedir factura electrónica o documento soporte de pago de nómina electrónica.

 

Si estás obligado a implementar la facturación electrónica y no lo haces, la DIAN, en primer lugar, te puede imponer el pago de multas equivalentes al 1% de las operaciones registradas de tu empresa, teniendo como límite los 950 UVT y los 15.000 UVT si incumples con los plazos establecidos. En segundo lugar, la DIAN podrá cerrar, hasta por 3 días hábiles, tu establecimiento de comercio, oficina, consultorio y/o demás sitio donde ejerzas tu actividad, profesión u oficio.

 

Sanciones similares existen si no emites nunca tu nómina electrónica, si la realizas con errores o si emites tarde tu documento soporte de pago de nómina electrónica. En estos tres escenarios la DIAN te puede aplicar las sanciones a las que hace referencia el artículo 651 del Estatuto Tributario consistentes en multas del 3%, 4% y 5% de la suma total de tu nómina electrónica, sin exceder los 15.000 UVT. Adicionalmente, los costos, rentas exentas, deducciones, descuentos, pasivos, impuestos descontables y retenciones, según el caso, podrán ser desconocidos por la autoridad tributaria.

 

¿Cómo evitar que la DIAN te sancione?

 

Para evitar que tu empresa sufra estas sanciones, es importante que te informes y que cumplas con la normatividad sobre facturación y nómina electrónicas. Para ello, HGI te invita a que conozcas y elijas nuestro Software, el cual cumple con todas las condiciones técnicas señaladas por la ley y se encuentra avalado por la DIAN para llevar a cabo los procesos de facturación electrónica, nómina electrónica y otros documentos como el soporte en adquisiciones con no obligados a facturar electrónicamente y los eventos del RADIAN.

 

Con nuestro software podrás cumplir de manera fácil, eficiente y segura los requerimientos de la DIAN. Elígenos como tu proveedor tecnológico y seremos tu aliado especializado en la prestación de estos servicios.

 

Por: Isabela Bedoya