Publicado: 5 de octubre de 2021

 

A partir del 2015, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) inició un proceso con el fin de masificar la implementación de la factura electrónica en cada empresa y organización del país. A causa de ello, la evolución tecnológica del sector comercial y de servicios da un gran paso hacia la digitalización de procesos en pos de brindar un mejor servicio a los usuarios. Si aún no tienes facturación electrónica en tu empresa, te presentamos 7 beneficios de implementar este moderno sistema.

 

¿Qué es la factura electrónica?

 

La factura electrónica es un soporte de compra que se expide y se envía en formato digital. Este documento tiene los mismos efectos legales que una factura tradicional; es decir, que cumple las características y condiciones relacionadas con la expedición, recibo, rechazo y conservación de productos o servicios.

 

La factura electrónica es la evolución digital de la tradicional factura en papel.

 

¿Cuáles son las características de la factura electrónica?

 

Desde el 1 de enero del 2019 se estableció como obligatoria la facturación electrónica en Colombia. Al usar este sistema, existen requisitos que deben aplicarse en las facturas y que están sujetos a validación por parte de proveedores autorizados por la DIAN.

 

Para cumplir los requisitos exigidos las facturas deberán presentar las siguientes características, determinadas en el artículo 617 del Estatuto Tributario:

 

• Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
• Implementar la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Cumplir los requisitos del Estatuto Tributario y liquidar impuestos como el IVA, el impuesto al consumo, las retenciones y todos los impuestos en general.
• Incluir el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
• Posibilitar el intercambio de información seguro y confiable entre los sistemas que hacen uso de diferentes tecnologías.
• Contribuir para garantizar la autenticidad e integridad conforme a la política de firma adoptada por la DIAN. Esto por medio de la incorporación de mecanismos técnicos de control como la firma electrónica o digital.
• Promover el cumplimiento de las condiciones establecidas por la DIAN para la expedición (generación y entrega), recibo, rechazo y conservación de facturas electrónicas.

 

7 beneficios de la facturación electrónica en Colombia

 

Para la implementación de la facturación electrónica en Colombia, la DIAN ha consultado información relacionada con la política tributaria de países como México, Chile, Brasil y Uruguay (Tomado de: Blog ekomercio: qué es la factura electrónica en Colombia). Con lo cual se evidencia que con la implementación de estos sistemas de facturación se generan ahorros considerables en la política fiscal. A continuación, te contamos cuáles son los beneficios de la facturación electrónica:

 

1. Optimización del tiempo: los procesos administrativos son más rápidos, pues la facturación se da de forma inmediata. Esto ha permitido que las empresas disminuyan el tiempo de creación, envío y archivo de las facturas.

 

2. Seguridad: las facturas electrónicas son más seguras, ya que se envían directamente al receptor y reducen el riesgo de pérdida o falsificaciones.

 

3. Ahorro de dinero: menos papel, menos impresiones.

 

4. Disminución de errores: como el proceso es automático, los software de facturación electrónica se encargan de que los comprobantes estén correctos.

 

5. Mejor control de la empresa: al contar con una mejor organización y almacenamiento de tus facturas, podrás facilitar la documentación de tu empresa y generar reportes de forma más sencilla.

 

6. Mejor servicio: los clientes preferirán a aquellas empresas que ofrezcan facturas electrónicas, pues se trata de un proceso más rápido que resulta en un servicio más eficaz para el cliente.

 

7. Compromiso medioambiental: disminuye el uso de papel y la emisión de gases CO₂.

 

¡Para tener en cuenta!

 

Los software de facturación electrónica se han convertido en aliados esenciales dentro de los procesos de gestión empresarial. Esto, debido a que contribuyen a la eficiencia y a la reducción de los errores humanos en la generación de cobros y facturas.

 

Cabe mencionar que, actualmente, existe gran variedad de proveedores tecnológicos que, de acuerdo a tus necesidades, se encargarán de implementar el software en tu compañía. Sin embargo, como empresa, es importante que elijas un proveedor que cumpla a cabalidad los estándares de calidad para la emisión de facturas y los lineamientos normativos establecidos por la DIAN.

 

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